5 choses à faire au bureau avant de partir en vacances

Après plusieurs mois de travail non-stop, c’est avec impatience que vous attendez vos semaines de vacances au soleil, loin des dossiers et des collègues du bureau. Afin de partir sereinement et de passer d’agréables vacances, en profitant des bienfaits de ces congés amplement mérités, voici une check-list des 5 choses à faire au bureau avant de partir en vacances.

1. Faire une liste des choses à terminer avant de partir

Pour être certain(e) de ne rien oublier, commencez par dresser une liste des tâches à faire, dans l’idéal le plus tôt possible. Certains préparent leur départ en congés deux semaines à l’avance, d’autres une semaine. 
Parmi ces tâches, séparez celles qui peuvent attendre votre retour, celles qui doivent être faites avant votre départ et celles que vous pouvez déléguer à vos collègues pendant vos congés.

Pour cela, préparez un planning prévisionnel pour avoir une vue d’ensemble des tâches à effectuer (avant, pendant et après vos vacances). Ce planning vous sera très utile à votre retour pour vous remettre dans le bain plus facilement. Vous pourrez ainsi anticiper votre semaine de reprise en planifiant les dossiers et les réunions.

A partir de votre planning, bouclez sans plus attendre les dossiers très urgents pour faire en sorte d’avoir fini la veille du départ du bureau. Cela vous permettra le dernier jour de vous consacrer à vérifier que toutes les choses de votre check-list sont faites.

Pensez également à vérifier que vous n’avez pas programmé ni de réunion, ni de formation pendant votre absence.

2. Déléguer vos tâches à vos collègues

Si vous partez en vacances longtemps, il est possible que vous soyez obligé(e) de déléguer certaines missions à vos collègues. Des dossiers ou des rendez-vous sont parfois difficiles à décaler et une personne doit pouvoir vous remplacer pour le faire.

Dans ce cas, prenez le temps de choisir un collègue de confiance qui possède les connaissances nécessaires et qui saura assurer en votre absence comme prendre de bonnes décisions en cas d’urgence si vous êtes injoignable par téléphone ou par mail.

En revanche, ne soyez pas trop exigeant(e) tout en ayant conscience que votre collègue a également son propre travail à faire et qu’il devra effectuer le vôtre en plus du sien, soit deux journées en une.
C’est pourquoi, facilitez-lui la tâche et donnez-lui toutes les indications nécessaires dont il aura besoin. Prévoyez une réunion rapide pour voir ensemble les points importants sur les dossiers ou les rendez-vous.

3. Prévenir vos contacts de votre absence

Point important à ne pas négliger avant votre départ en vacances au soleil : la rédaction par mail et l’enregistrement vocal de votre message d’absence !

Pour qu’il soit efficace, votre message d’absence doit remplir 2 critères : être professionnel, on pourrait être contacté(e) par un client ou son chef et être condensé, inutile de faire des phrases trop longues.

Prenez soin de rédiger et d’enregistrer votre message en indiquant vos dates d’absence du bureau et celles de votre retour. Sans oublier, les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Evidemment, il faudra prévenir cette personne qu’elle devra faire l’intérim en votre absence.

Il est fortement déconseillé de laisser votre numéro de portable personnel : cela vous évitera d’être dérangé(e) lors de votre randonnée, de votre séance de shopping ou de farniente sur la plage. Si nécessaire, vous pouvez laisser vos coordonnées à un collègue qui sera le seul à vous joindre en cas de besoin.

Une autre chose à faire pour partir tranquille en vacances et éviter de vous retrouver noyé(e) sous une tonne de mails à votre retour : pensez à vous désabonner de toutes les alertes Google, newsletters et autres que vous recevez habituellement au quotidien.

4. Ranger votre bureau

Même derrière l’excuse que vous êtes créatif(ve) et que vous travaillez beaucoup mieux sur un bureau en bazar, rien de mieux qu’un bureau rangé pour partir l’esprit léger ! Au contraire, pour peu que vous soyez un tantinet maniaque, la pensée, même à distance de votre bureau en désordre vous suffira pour vous gâcher les vacances !

La démarche est simple : classez vos dossiers, triez vos papiers et faites un ménage d’été, à défaut de celui de printemps, dans vos placards, caissons et tiroirs… Votre retour de vacances sera moins pénible parce que vous serez content(e) de retrouver votre bureau propre et rangé pour bien démarrer la rentrée.

Si vous avez une plante verte, pensez à la confier à une âme charitable sans pour autant être douée pour le jardinage mais juste la main verte pour qu’elle accorde un peu de son temps pour l’arroser une à deux fois par semaine. Cela vous coûtera tout au plus un magnet de frigo ou un produit culinaire typique de la région de vos vacances.

5. Préparer votre retour

Quand on revient au travail après plusieurs semaines de vacances, c’est comme le jour de la rentrée des classes, on est à la fois stressé(e) et excité(e). Alors, pour être certain(e) de ne pas rater votre propre rentrée, faites en sorte de bien préparer votre retour alors même que vous n’êtes pas encore parti(e).

Pour cela, éviter de charger votre planning les premiers jours de la semaine de reprise. Ce serait dommage de se sentir débordé(e) la première matinée après votre retour au bureau. Dans la mesure du possible, décalez les réunions à la semaine d’après et notez avant de partir les dossiers à traiter en priorité à votre retour au bureau.

Pendant les vacances…

Pour que vous puissiez profiter pleinement de vos vacances, faites-vous violence en vous forçant à décrocher complètement du travail pour retrouver un équilibre psychique et familial. Surtout interdiction d’emmener dans vos valises des dossiers ! Laissez votre portable professionnel à la maison et désactivez votre mail professionnel.

Une seule consigne : se détendre pour repartir en pleine forme ! Alors, privilégiez les lieux de vacances loin de l’agitation des grandes villes au profit de la plage, de la montagne et profitez-en pour faire de nouvelles découvertes.

Si c’est vraiment trop difficile pour vous, limitez la consultation de vos mails professionnels pendant 30 min à 1 heure maximum par jour en fin d’après-midi.